Doelbesteding: van aanvraag en toekenning tot verantwoording

Stichtingen en verenigingen die werken met geld van fondsen, gemeenten en sponsors houden in de praktijk twee boekhoudingen bij: wat er is aangevraagd en toegezegd, en wat er werkelijk binnenkomt en uitgaat. Die twee lopen maanden uit de pas, en elk fonds wil de verantwoording in zijn eigen indeling. Doelbesteding brengt het bij elkaar, van de begroting en de aanvraag via de toekenning en de uitgaven tot de verantwoording aan elk fonds. Zo weet je op elk moment wat er nog vrij is, wat er in kas zit en wat je nog moet verantwoorden.

Wat is er nodig en wat is er beschikbaar

• Kan ik dit nog toezeggen?: toegekend min vastgelegd is wat vrij is. Een opdracht aan een leverancier telt meteen mee, niet pas als de factuur er is.
• Heb ik het geld?: ontvangen min gefactureerd is wat er in kas is. Een voorschot nu en de rest na de verantwoording: ruim in budget kan krap in kas zijn.

Mogelijkheden

• Projecten en campagnes: wat je doet, per jaar of deelproject, met wie erbij betrokken is (rol en periode). Een tijdlijn per campagne laat zien wat aandacht vraagt.
• Taken en takenbord: taken per project op een takenbord (kanban), van backlog tot klaar, en onder Mijn taken alles wat jij nog moet doen.
• Begroting: per deelproject, regel voor regel: uit offertes, schattingen of vorig jaar, of in één keer in te lezen uit een spreadsheet. Op een regel komen de offertes, de geplande termijnen en de facturen samen, zodat je per regel ziet wat begroot, vastgelegd en uitgegeven is. Ook vaste lasten zijn gewoon een deelproject.
• Offertes en gunning: per begrotingsregel een offerteaanvraag aan een of meer leveranciers, met de offertes naast elkaar. Je gunt er één en legt vast waarom, ook waarom de andere afvielen. Vanaf de gunning telt het bedrag als vastgelegd.
• Fondsen aanvragen: per aanvraag het loket van het fonds: site, deadline, vooraanvraag. Het programma houdt de inleverdata in de gaten: vanaf dertig dagen vooraf een melding, en dertig en zeven dagen vooraf een herinnering in de agenda van de teamleider. Indienen doe je zelf bij het fonds.
• Aanvraag-assistent (AI), optioneel: stelt fondsen voor die bij jullie passen. In een kort gesprek stelt hij de vragen die een fonds beantwoord wil zien, en schrijft daarmee een eerste versie per fonds. Die versie maak je zelf af.
• Gedeelde kosten over fondsen: betalen meerdere fondsen mee aan dezelfde kosten, zoals marketing of huur, dan kan die post intern één regel blijven. Het programma verdeelt de werkelijke kosten dan naar rato van wat elk fonds toekende.
• Geld in en uit: per toekenning de tranches en het voorschot, per begrotingsregel de geplande termijnen met de inkoopfactuur erbij. Een prognose zet wat binnenkomt tegen wat uitgaat. Een factuur die je zelf verstuurt, bijvoorbeeld aan een sponsor, kan een betaallink van Mollie krijgen.
• Verantwoording per fonds: in de indeling van het fonds: per post wat er begroot was en wat er werkelijk is uitgegeven, met de facturen als onderbouwing. Het programma meldt welke verantwoording eraan komt. Indienen zet haar vast; na het akkoord van het fonds staat ze op verantwoord.
• Dashboard: grafieken van wat is aangevraagd, toegekend en ontvangen, en van wat is toegekend, vastgelegd en gefactureerd.
• Portaal voor vrijwilligers: vrijwilligers geven hun uren op in een eigen portaal. Na goedkeuring tellen ze mee als bijdrage in natura, los van budget en kas.
• Portaal voor gevers: een fonds of sponsor ziet in een eigen portaal wat er met zijn bijdrage gebeurde, ook na afloop.
• Van toezegging tot verantwoording: wat met een fonds is afgesproken, is van begin tot eind te herleiden: de beschikking en de brieven staan bij de aanvraag, de offertes bij de offerte, elke uitgave bij de post die hem betaalt. Een ingediende verantwoording ligt vast.

Wat er altijd bij zit

• Inloggen met tweestapsverificatie, voor iedereen
• Teams, rollen en rechten per onderdeel
• Elke wijziging terug te zien in de geschiedenis
• Dagelijkse, versleutelde back-up op een aparte locatie
• Een ingebouwde handleiding
• Werkt op telefoon en computer
• Je agenda in je eigen agenda-app, met één link
• Herinneringen aan inleverdata van fondsen in de agenda van de teamleider
• Jullie gegevens in een eigen, afgeschermde omgeving
• Eigen mailsjablonen; wat je niet gebruikt, verberg je

Op de hoogte blijven

Wil je horen hoe Doelbesteding verder gaat en wanneer je kunt instappen? Meld je aan via Makkelijk Geregeld.

Kennismaken

Benieuwd hoe Doelbesteding jullie fondsen en projecten overzichtelijk maakt? Plan een vrijblijvende kennismaking, dan lopen we samen een project van jullie door, van aanvraag tot verantwoording.