Tussen het pakket doet het niet
en een eigen IT-afdeling
Er zijn organisaties waarvoor geen goede software bestaat. Te eigen voor een standaardpakket, te klein voor grootschalige implementatietrajecten.
“Ons planningssysteem en onze facturatie weten niets van elkaar.”
Elke maand dezelfde uren twee keer of vaker met de hand invoeren, en aan het eind van het kwartaal uitzoeken waar het verschil zit. We zetten er een schakel tussen die dat werk overneemt. Wat er daarna nog handmatig gebeurt, gebeurt omdat iemand dat wil, niet omdat het moet.
“Onze dossiers staan op vier plekken en dat mag eigenlijk niet.”
Cliëntgegevens verspreid over een pakket, een gedeelde map, een mailbox en iemands laptop. We brengen het samen in één omgeving die voldoet aan de eisen die voor jullie sector gelden, gehost in Nederland, met een partner die je kunt bellen.
“Het pakket doet 80% en de rest doen we in Excel.”
Die 20% is meestal precies wat jullie onderscheidt. Dat hoort niet in een spreadsheet die één iemand begrijpt. Soms bouwen we ernaast, soms eromheen, soms vervangen we het geheel — dat blijkt pas als we het proces hebben gezien.
“Er is ooit iets voor ons gebouwd en niemand durft er nog aan te komen.”
Draait al jaren, doet wat het moet, en de bouwer is onbereikbaar. We nemen het over, maken het weer onderhoudbaar, en zorgen dat het niet nog een keer gebeurt.
Kant-en-klaar
Eén basis, jullie inrichting
Onder alle toepassingen ligt hetzelfde fundament: één omgeving per organisatie, inloggen met tweestapsverificatie, teams en rechten, een geschiedenis van elke wijziging, een dagelijkse back-up op een aparte locatie en een ingebouwde handleiding. Het werkt op mobiel, tablet en computer. Wat per organisatie verschilt, zoals sjablonen en stappen, stel je in.
Praktijk
Voor zorg- en therapiepraktijken. Cliëntdossier, agenda, verslagen, cliëntenportaal en facturatie op één plek, versleuteld, en alleen open voor het team van de cliënt. Inzage, afschrift en vernietiging volgens de WGBO.
Doelbesteding
Voor stichtingen en verenigingen met subsidie, fondsen of sponsoring. Van aanvraag en toekenning tot verantwoording, per project en per fonds, met zicht op wat er nog vrij is en wat er in kas zit.
Projecten
Voor drukkerijen, architecten- en ingenieursbureaus en andere projectorganisaties. Offerte, calculatie, opdracht, uren en factuur bij elkaar, voor het hele team, in plaats van in een gedeelde spreadsheet.
Werk
2019
Uitzendbureau — planning, facturatie en verloning
De planning stond in het ene pakket, de facturatie en verloning in het andere, en daartussen zat handwerk. We hebben er een brug tussen gebouwd met een goedkeuringstraject erin: uren gaan pas door als iemand ze heeft gezien, en als er iets vastloopt weten we dat meestal voordat de klant het merkt.
2026
Bouwbedrijf — zicht op waar het geld heen gaat
Alle gegevens zaten al in bestaande pakketten, alleen kwam er geen antwoord uit. We hebben een dashboard op hun API’s gezet: opdrachtgevers naar omvang, verdeling over projectsoorten, rendement per medewerker. Geen rapport dat maandelijks gemaakt moet worden, maar een scherm dat in realtime een blik biedt op de werkelijkheid.
2018
Haptotherapiepraktijk — de hele praktijk in één omgeving
Dossiers, gespreksverslagen, agenda en facturatie bij elkaar, ingericht op de AVG-eisen die voor zorggegevens gelden. Wat eerst in losse bestanden en een aparte agenda stond, staat nu op één plek waar alleen de toegewezen therapeut bij kan.
2021
Repro en pre-print — van offerte tot factuur
Offertetrajecten, opdrachten, materialen, afwerkingen en oplages in één keten. Wat is afgesproken bij de offerte staat er nog als de factuur eruit gaat.
Hoe we werken
We geloven in nauwe samenwerking met onze klanten om tot de beste oplossingen te komen. We beginnen niet bij een oplossing. We gaan naast de mensen zitten die het werk doen en kijken mee tot we begrijpen waarom de flow is zoals die loopt. Pas daarna beslissen we samen met de klant wat er gebouwd moet worden en in welke volgorde — en soms is het antwoord dat er iets weg kan in plaats van bij.
Bij een architectenbureau hebben we in 2006 de complete projectbeheerflow gebouwd: fasen, opdrachten, beschikbare budgetten, toezeggingen aan onderaannemers, strokenplanning, bestede uren, liquiditeitsprognose. Om dat te kunnen maken moesten we weten hoe zo’n bureau werkt — in welke volgorde een project wordt opgezet en waar het kan vastlopen, wanneer geld binnenkomt en wanneer het uitgegeven wordt. Die kennis zit sindsdien in alles wat we voor projectorganisaties maken.
Na de ingebruikname blijven we beschikbaar. Onze klanten werken al jaren met wat we voor ze hebben gemaakt, en ze bellen ons als er iets is. Niet een supportafdeling.
Kennismaken
Loop je ergens tegenaan? Vertel het ons, dan denken we graag mee.